Styrelsen berättar

I takt med att Craftware blivit en stor aktör på marknaden har också vårt ansvarstagande vuxit. För oss som bolag förblir vårt främsta kärnvärde trovärdighet. Därför vill vi dela med oss av vår interna uppförandekod.

Varje dag växer vi med våra kunder och tillsammans skapar vi värden som är större än våra organisationer och företag. Vi vill tro att vår framgångsnyckel ligger i våra värderingar: respekt, ärlighet och öppenhet (även om de är svåra att överföra till kod). Dessa värden följer våra medarbetare på jobbet varje dag, det genomsyrar deras kontakt med kunder, leverantörer, konkurrenter och statliga institutioner. Vi vill vara en pålitlig affärspartner och arbetsgivare.

Men vi vet också att livet är komplicerat. Var och en av oss kan hamna i en obekväm situation där vi ställs inför dilemman, ”Hur ska jag bete mig här? Gör jag rätt”? Att felaktigt hantera dessa situationer kan leda till allvarliga konsekvenser, ibland även med ett straffrättsligt ansvar. Vi vill därför med denna uppförandekod hjälpa dig att känna igen den typen av situationer och fatta rätt beslut när de händer.

Vår uppförandekod berör komplexa, ibland också känsliga frågor. Vi vill göra det lätt för dig att följa med våra tankegångar via praktiska exempel och hänvisning till lagar och regler. Vi ger även tips på hur du bör tänka i svåra situationer. Men som alltid, ha en nära dialog med din arbetsplats om vad som gäller just där. Du kan även rådfråga Craftwares specialist på antikorruption om du har några frågor om specifikt den koden och dess konsekvenser.

Om du hamnar i en situation där du känner oro eller antar att någon försöker muta dig eller få dig att agera mot din arbetsgivares intressen, kontakta då omedelbart din närmsta chef.

Du kan också ta hjälp av Craftwares Help Desk och få hjälp med säkerhetsrutiner för antikorruption eller utbildning av en egen antikorruptionsrepresentant. Vi erbjuder hjälpen både via telefon och e-post. Om du har ett ärende så rekommenderar vi dig att rapportera detta direkt till styrelsen.

Det är viktigt att inte låta dig skrämmas till tystnad. Om du inte berättar om exempelvis mutförsök kan du bli medskyldig till mutan under lag. Vårt företag bygger på öppenhet och god kommunikation och ber dig därför att ha en god dialog med din närmsta chef – tillsammans gör vi Craftware bättre.

Vi ber dig att följa och respektera denna uppförandekod och tackar dig samtidigt för dina insatser hos oss.

 

Medvetenhet om hur du undviker intressekonflikter

Kärnan i Craftwares arbetskultur bygger på öppen kommunikation och samarbete för företagets bästa.

 

Vad är en intressekonflikt?

En intressekonflikt uppstår när en anställd sätter sina personliga intressen över företagets intressen. En intressekonflikt påverkar den anställdes arbetsutförande på ett negativt sätt för företaget inom exempelvis arbetsuppgifter eller avtal. En intressekonflikt kan bygga på monetära, professionella eller privata vinster den anställde tillförskansar sig på företagets bekostnad. Det kan beröra den anställda direkt eller via andra medarbetare eller familj. Som anställd på Craftware förbinder du dig att verka för företagets bästa. Craftware förbinder sig via avtalet att betala dig den ersättning som anges i avtalet och se till att du får de verktyg du behöver för att kunna genomföra ditt arbete.

 

Hur du undviker intressekonflikter

Det viktigaste är att etablera ett ömsesidigt förtroende mellan dig och din närmsta chef. Att er relation präglas av öppenhet, transparens och god kommunikation är viktigt när svåra frågor ställs på sin spets.

Kom ihåg:

  • Att ha personliga eller professionella relationer med företag och personer som kan vara våra konkurrenter, leverantörer eller kunder är fel i sig.
  • Utvärdera dina relationer ofta så att du upptäcker potentiella intressekonflikter i tid. Är du osäker så rådfråga din närmsta chef.
  • Om chefen bedömer risken som hög kommer du få andra uppgifter som inte är relaterade till den specifika relationen. Om risken bedöms som ringa eller obefintlig kan du utföra dina planerade arbetsuppgifter som vanligt.

Nedan finner du regler från uppförandekoden om hur du bör agera i de särskilda fall som kan orsaka en intressekonflikt.

 

Arbete med närstående, släktingar eller familj

På Craftware får inga anställda som har en privat relation till varandra vara professionellt beroende av varandra utan styrelsens samtycke.

Om du som anställd hanterar arbetsuppgifter för Craftware åt en närstående ska du rapportera detta till din närmsta chef. Även om relationen bygger på ett ömsesidigt intresse mellan Craftwares olika avdelningar, den närståendes företag eller organisation, måste du få styrelsens godkännande för att få fortsätta med uppdraget.

Familjemedlemmar kan vara föräldrar, syskon, partners, barn, svärföräldrar, farföräldrar, barnbarn, och andra personer som du delar hushåll med.

 

Ytterligare kommersiella åtaganden

Intressekonflikter kan uppstå om du arbetar för andra avdelningar eller driver egna företag vid sidan av arbetsplatsen. Du måste därför stämma av kommersiella sidoaktiviteter med din närmaste chef på Craftware.

Du får inte ge några konkurrensfördelar till exempelvis dina tidigare kunder på Craftwares bekostnad. Anställningsavtalen stipulerar mer exakt vad som är tillåtet i varje enskilds fall.

 

Finansiella intressen

Ägande av aktier, optioner eller andra tillgångar kopplade till våra konkurrenter, kunder eller tjänsteleverantörer ska rapporteras till din närmsta chef eller antikorruptionsrepresentant. Det är nödvändigt att utvärdera varje innehav efter risken som följer. Det finansiella intresset får inte skapa en intressekonflikt som skadar Craftwares verksamhet. Anställningsavtalen stipulerar mer exakt vad som är tillåtet i varje enskilds fall.

Denna regel tillämpas också när ägandet sker via närstående, oavsett samarbetsform.

 

Åtgärder för Antikorruption

Craftware arbetar emot korruption och mutor. På Craftware är det strikt förbjudet att ta emot eller erbjuda mutor som anställd eller konsult på bolaget. Detta gäller självklart även våra kontakter med statliga institutioner, leverantörer eller konkurrenter. Samma regel gäller även internt.

Vi är medvetna om att mutor och korruption kan förekomma i affärslivet. Vi ber därför alla våra anställda att diskutera ämnet med sin närmaste chef om oro för liknande situationer skulle dyka upp.

 

Förmåner

Det finns förmåner som är godkända när de följs av avtal med företaget, interna regler eller rättsliga bestämmelser. Dessa förmånen inkluderar ersättningar, bonusar, utbildningar finansierade av Craftware, utmärkelser, utrustning som överlämnas enligt kontrakt, förmåner som tillhandahålls av ZUS (Socialförsäkringsinstitutionen i Polen), betald semester, provisioner m.m.

Andra förmåner kan ges den anställde i samråd med Craftware. Sammanfattningsvis är de godkända förmånerna vad du som anställd får från företaget med dess godkännande.

Andra förmåner som erhålls från olika enheter eller andra människors arbete är i regel otillbörliga förmåner.

 

Korruption i den offentliga sektorn

Korruptionsbrott riktade mot personer som utför offentliga funktioner består i att ge dessa otillbörliga fördelar i utbyte mot:

  • Fördelar i den professionella verksamheten. Exempelvis för att påverka ett beslut eller en avtalsprocess.
  • Underlåtenhet att agera. Exempelvis undantag från statlig kontroll eller avgifter.

För att säkerställa transparensen i våra relationer med personer som utför offentligt arbete antar vi principen att vi inte ger, erbjuder och utlovar några fördelar. Vi ger inte gåvor, inte heller företagsföremål av försumbart värde. Vi bjuder inte heller in anställda i offentliga sektor till företagets fester.

 

Försäljningar gentemot den offentliga sektorn – restriktioner

Varje säljprocess gentemot den offentliga sektorn kräver styrelsens godkännande. Principen innefattar offentliga enheter, kontor, byråer, statliga myndigheter, statligt ägda bolag eller kommunalt ägda företag, offentlig sjukvård, universitet, forskningsinstitutioner, internationella organisationer, politiska partier och statliga stiftelser.

 

Korruption i affärslivet

Att ge, erbjuda eller lova någon otillbörliga fördelar i utbyte mot otillbörliga fördelar i den anställdes professionella ställning och verksamhet strider mot lagen, särskilt om:

  • Handlingen kan utsätta andra företag för egendomsskador.
  • Handlingen konstituerar en orättvis konkurrens (orättvis gynnande av en leverantör.)
  • Handlingen konstituerar oacceptabel favorisering av en köpare (orättvis favorisering av en klient.)

Det är också ett brott att acceptera, kräva eller utlova att acceptera en otillbörlig fördel av företagsrepresentanter i ovannämnda situationer.

För att säkerställa tillämpningen av god affärsetik och rättvis konkurrens i relationer med våra affärspartners och konkurrenter har vi följande principer:

  • Vi accepterar och erbjuder endast de förmåner som överensstämmer med vår gåvor- och gästfrihetspolicy.
  • Vi kontrollerar hur våra affärspartners tillämpar regler gällande etik och gåvor och överstiger inte dessa principer.
  • Vi vägrar att acceptera otillbörliga fördelar, gåvor eller löften i utbyte mot att agera mot vårt företag eller för att gynna en särskild leverantör eller klienten på ett otillbörligt sätt.
  • Vi arbetar emot alla former av mutor och korruptionsbeteenden.

 

Uppföranderegler i korruptionssituationer

Om du erbjuds ett förslag baserat på korruption eller en muta, lyd följande regler:

  • För det första – vägra entydigt.
  • Om möjligt, vägra framför vittnen.
  • Informera din ledare eller antikorruptionsrepresentant omedelbart, antingen muntligt eller skriftligt (om rapporten är muntlig, förbered en skriftlig förklaring efter det).
  • Säkra bevis och dokument som rör ärendet (om det finns några), till exempel korrespondens via e-post eller andra skriftliga dokument.
  • Om förslagen är direkt bestickning, säkra inte bevisningen genom godkännande av mutan.
  • Om en otillbörlig fördel överförs indirekt (via kurir, gömd paragraf i ett avtal eller en gåva som ges) – säkra bevisningen och skriv ett protokoll tillsammans med representanten mot korruption.

Efter din rapport, er analys och insamling av bevisen bedriver företaget korrekta rättsliga åtgärder. Om bevisen är tillräckliga förbereder företaget en anmälan direkt till tillsynsmyndigheterna.

Kom ihåg att du har rätt att:

  • Rapportera korruptionsincidenter direkt till styrelsen.
  • Informera myndigheterna direkt om ett brottförsök.

 

Gåvor och gästfrihetspolicy

För att bevara transparenta och rättvisa regler för vår verksamhet använder vi följande principer.

 

Regler för att ge gåvor och uttrycka gästfrihet

  1. Du ska inte ge, erbjuda eller utlova gåvor och andra fördelar enligt ”quid quo pro”-principen.
  2. Craftware tillhandahåller inga gåvor (till och med reklamartiklar till ett försumbart värde) till personer som utför offentliga funktioner.
  3. Vi ger inte företagsrepresentanter från andra företag något som kan bryta mot deras egen gåvor- och gästfrihetspolicy. Vi bör i förväg kontrollera om en sådan policy finns. Vi tillämpar alltid partners regler om inte våra egna regler på området är striktare.
  4. I fall som motiveras av affärsbehov kan vi tillhandahålla officiella reklamartiklar kring vårt företag.
  5. I fall som motiveras av affärsförnödenheter kan marknadsavdelningen erbjuda presenter till kunder och affärspartners endast när värdet och arten av erbjudandena är lämpliga under omständigheterna.
  6. Att erbjuda förfriskningar som varma och kalla drycker eller snacks till alla besökare på vårt kontor eller åt tjänsteman under utställningsstället, exempelvis mässor eller evenemang är tillåtet.
  7. Vi försöker alltid ha avtalsförhandlingar i kontorsmiljön.
  8. I händelse av marknadsföringsevenemang öppna för alla besökare, till exempel affärsfrukostar, är det tillåtet att erbjuda en liten förfriskning som läsk, smörgåsar eller bullar.
  9. I händelse av stängda marknadsföringsevenemang, det vill säga endast specifikt inbjudna individer eller företag, kan förfriskningar betalas av Craftware.
  10. I fall som inte beskrivs ovan eller i händelse av tvivel om tillämpningen av dessa regler, rådfråga din antikorruptionsrepresentant eller närmaste chef.

 

Regler för mottagande av gåvor eller annan gästfrihet

  1. Vi accepterar inga gåvor eller annan gästfrihet enligt ”quid quo pro”-principen som kan vara brottsliga.
  2. Vi accepterar inga gåvor eller annan gästfrihet från våra konkurrenter eller potentiella leverantörer eftersom det kan orsaka intressekonflikter.
  3. Vi får ta emot gåvor och inbjudningar från resten av våra affärspartners, de nuvarande och potentiella. Detta får endast ske när värdet och arten av gåvan eller inbjudningen är lämplig under omständigheterna. Gåvor och inbjudningar måste alltid ges och accepteras öppet.
  4. I händelse av att vi får ett presentförslag som vi inte får acceptera ska det avvisas på ett bestämt sätt och anges som oförenligt med gällande uppförandekod för företaget.
  5. I fall som inte beskrivs ovan eller i händelse av tvivel om tillämpningen av dessa regler, rådfråga din antikorruptionsrepresentant.

 

Regler för rättvis konkurrens

När vi säljer våra tjänster tillämpar vi regler för rättvis konkurrens. Vi tolererar inte någon form av samverkande bud eller andra handlingar som främjar en orättvis konkurrens. De är föremål för ekonomiska påföljder och ibland straffrättsligt ansvar.

Vi samtycker inte till eller konsulterar våra åtgärder angående nuvarande och potentiella kunder med våra konkurrenter på något sätt. I fallet med ett sådant försök från konkurrenter: vägra svara och rapportera detta som en korruptionsincident.

 

Bokföringssäkerhet

Bokföringen, register och finansiella rapporter för Craftware ska återspegla företagets verksamhet korrekt. Dessa dokument krävs både av lagen och det interna kontrollsystemet. Företagsdokument ska lagras och arkiveras ordentligt. Det gäller såväl pappersdokument som elektroniska dokument.

 

Rättvisa relationer med affärspartners

Craftware gör allt för att vara en rättvis och pålitlig partner gentemot alla våra kunder, leverantörer och andra affärspartners. Den anställde får inte baktala företags kvalitet, kapacitet eller produkttillgänglighet. Den anställde får heller inte göra något olagligt eller orättvist för att få andra aktörer att bedriva affärer med Craftware.

Ett försök att få information genom att ljuga eller låtsas vara någon du inte är betraktas som oetiskt och kan vara olagligt. Den anställde ska inte göra detta. Om den anställde av misstag får annan konfidentiell information från företaget, returnera eller förstör dem omedelbart.

 

Rättvisa interna relationer

 

När du använder företagsutrustning eller egendom

På Craftware litar vi på våra anställda och gör det möjligt för dem att använda ett brett utbud av enheter och tekniker som är hjälp för ett effektivt arbete. Dessa verktyg bör användas i enlighet med syftet.

Datorer, mobiltelefoner och andra enheter som tillhandahålls av Craftware är företagets egendom. Det gäller även internet, elektronisk affärspost och andra system och verktyg som används på Craftware.

Tillhandahållna enheter och tekniker bör användas i enlighet med informationssäkerhetspolicyn.

Företagets egendom ska användas i enlighet med syftet, på ett ansvarsfullt sätt som skyddar det mot förlust eller förstörelse.

 

Arbetstid

Arbetstiden används för att utföra professionella arbetsuppgifter. Vi tar viktiga pauser på jobbet för att upprätthålla god arbetshälsa. Vi baserar vår arbetstid på ett ömsesidigt förtroende. Vi kräver att antalet fakturerade timmar på ett projekt motsvarar verkligheten.

 

Revisioner och externa inspektioner

Ibland kan du träffa interna eller externa revisorer samt inspektörer som ber dig att tillhandahåll viss information. Du ska aldrig vilseleda eller påverka någon annans utredning, granskning eller utredning. Vid juridiska tvivel, kontakta din närmsta chef.

 

Ledarskap

Dessa regler gäller lika för alla anställda och konsulter inom Craftware. Chefer har dock ytterligare skyldigheter.

Om du är en ledare eller chef, var medveten om att dina handlingar ska efterleva de etiska värden som Craftware står för. Som chef bör du även följa dessa rekommendationer.

  • Företräd med gott exempel; var rättvis, transparent och samarbetsvillig.
  • Reagera proportionellt mot mindre oegentligheter för att förhindra större missbruk.
  • Säg ifrån du ser ett problem och uppmuntra dina medarbetare att göra detsamma.
  • Ta inte emot gåvor eller annan otillbörlig gästfrihet från dina medarbetare.  Dessa handlingar kan orsaka intressekonflikter och störa objektivitetsbedömningen.
  • Se till att dina medarbetare förstår denna uppförandekod och vad som förväntas av dem.
  • Uppmuntra dina medarbetare att konsultera dig om deras tvivel kring situationer med potentiella intressekonflikter. Utvärdera därefter risken och förankra ditt beslut.
  • Om det behövs, kontakta representanten mot korruption för vägledning.
  • Uppmuntra dina medarbetare att berätta om övergrepp på arbetsplatsen eller misstankar om övergrepp eller korruption. Skydda även visselblåsaren från vedergällning och förmedla informationen direkt till antikorruptionsrepresentanten

 

Vi behandlar människor med värdighet och respekt

 

Ömsesidig respekt Mutual respect

Vi respekterar, stöder och skyddar mänskliga rättigheter och alla personers lika värde. Vi tror att ett framgångsrikt samarbete endast kan bli möjligt samtidigt som vi upprätthåller en ömsesidig respekt och god affärsetik. Hos Craftware tolererar vi inte beteenden som bidrar till hot, fientlighet eller förolämpningar.

Vi har alla rätt att arbeta i en miljö utan trakasserier och våld. Det gäller hur vi behandlar varandra och alla människor som vi upprätthåller affärsrelationer med.

På Craftware tolererar vi inte 

  • Några fall av mobbning så som fysiska, verbala eller sexuella trakasserier eller andra beteenden i syfte att förolämpa, förödmjuka eller hota någon.
  • Vi accepterar inte spridning av rykten, falska anklagelser och delning av obevisad information.
  • Vi använder inte professionell status för att skörda personliga eller ekonomiska fördelar olagligt.
  • Vi erbjuder inte personliga eller ekonomiska fördelar i utbyte mot att förbättra vår professionella ställning.

 

Lika möjligheter

På Crafware värdesätter vi mångfald; vi tolererar inte diskriminering i någon form. Vi följer reglerna för lika möjligheter i anställningsprocesser. Vi rekryterar, anställer, ersätter, utbildar, marknadsför och säger upp anställda enligt gällande principer och regler – oavsett ras, hudfärg, tro, ålder, kön, nationalitet, civilstånd, sexuell läggning eller funktionshinder.

 

Säkerhet och hälsa

Craftware bedriver verksamheten på ett sätt som säkerställer säkerheten och hälsan för våra anställda och de människor som besöker våra kontor. Vi följer principerna för arbetssäkerhet och god hälsa i arbetet.

 

Dataskydd

Personliga uppgifter om våra medarbetare och affärspartners används endast för det ändamål för vilket de lagras och vi behandlar dem konfidentiellt. Vi följer GDPR-reglern samt lokala regler för dataskydd strikt.

 

Så rapporterar du överträdelser

 

Rapportera överträdelser

Vi uppmanar dig att fråga din närmsta chef om du har några som helst tvivel gällande en speciell situation. Du kan begära information från:

  • Din ledare
  • Andra chefer du litar på
  • Representanten mot korruption: Magdalena Wałęka, e-postadress: mwaleka@craftware.pl, telefon: +48 600 333 883

Valet av person eller personer du anförtror dig åt är upp till dig.

Kom ihåg att vi vill och kan hjälpa dig, även om vi behöver veta vad problemet är. Vi garanterar dig att råd om etiska frågor samt konfidentiell behandling av personlig information och rapporterade problem.

 

Ser du något – reagera!

Du är vår första försvarslinje för den etiska koden. Om du ser att någons beteende kan strida mot denna uppförandekod, varna dem på det sätt som följer organisationskulturen i vårt företag.

 

Informera om överträdelser och korruption

Om ett försök till korruption eller bestickning har gjorts mot dig, följ reglerna som beskrivs i denna uppförandekod.

I sådana situationer ber vi dig att informera problemet på något av följande sätt:

  • Använda Help Desk Craftware (bokmärke om säkerhet och korruption.)
  • Personligen, via telefon eller e-post till representanten mot korruption.
  • I motiverade fall kan du hoppa över ovanstående steg och rapportera frågan direkt till styrelsen.

Du kan också rapportera ärendet anonymt.

Kom ihåg att om du bevittnar ett brott eller förberedelser för ett brott, till exempel korruption eller bedrägeri, är det obligatoriskt att rapportera incidenten. Detta är även för din rättsliga säkerhet. Underlåtenhet att rapportera leder till medansvar för händelsen och dess konsekvenser, och i vissa situationer, kan detta till och med innebära straffrättsliga eller civilrättsliga åtgärder.

 

Rapportering i god tro och skydd av visselblåsare

Att i god tro informera om eventuella överträdelser av denna kod, företagets policy eller lag ska ske uppriktigt och ärligt. Med andra ord är det ingen skillnad om dina misstankar kommer att bekräftas. Du måste rapportera dem med goda avsikter.

Att rapportera händelser är det tidiga varningssystemet som förhindrar att oegentligheter omvandlas till allvarliga brott. Handlingen ligger i företagets, alla våra anställdas och konsulters intresse.

Styrelsen ska skydda visselblåsare från vedergällning mot människor som bryter mot våra etiska regler. Rapporter förklaras med respekt och värdighet samt de berörda personernas integritet. Samtidigt på ett sätt som skyddar visselblåsaren från att avslöjas. Under de omständigheter som anges i lagen kan visselblåsarens identitet avslöjas för myndigheterna.